宁波市关心下一代基金会内部管理制度

（2024年12月30日基金会第三届理事会第二次会议通过）

为加强基金会管理，利于基金会健康发展，根据《宁波市关心下一代基金会章程》（以下简称《章程》）及相关法律法规，修订基金会内部管理制度。

一、内部工作制度

第一条  根据基金会的实际情况，制定内部工作制度。

第二条  基金会理事长、秘书长、理事根据《章程》规定行使权利和义务。

第三条  基金会实行理事会会议制度，理事会会议原则上每年召开两次（年中和年末各一次），主要讨论决定《章程》中所列各项重大事项，特殊情况可由理事长决定随机召开。会议由理事长主持，监事列席会议。

第四条  基金会实行理事长办公会议制度。理事长办公会议由理事长、副理事长、秘书长、业务主管单位的理事组成。会议由理事长或委托副理事长主持。一名监事会成员列席会议。

第五条 理事长办公会议按需召开，包括采取通讯形式召开。会议应充分发扬民主，广泛听取意见，依法科学决策，其决定须经到会者半数以上同意方能生效。理事长办公会议要建立专门会议记录。

第六条 理事长办公会议履行理事会闭会期间的工作职责。主要有：

（一）学习贯彻落实各级党委政府重大方针政策和关心下一代工作的批示精神；

（二）贯彻落实主管部门对基金会工作部署；

（三）贯彻执行理事会决议；

（四）研究日常工作中需要集体商议的事项；

（五）研究基金会年度工作计划安排；

（六）提请理事会审议的事项；

（七）其他有关事项。

第七条  日常工作要认真落实理事会决议，如有超出理事长办公会议现有决议范围的事项，需经理事长同意，报下次理事会议通过。

第八条  基金会证照是指上级主管部门颁发的各类证书、批文等，如：基金会法人登记证、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证等，由秘书长指定理事专人统一保管。使用原件，须经秘书长同意。

第九条  基金会印章按照印章管理制度，实行专人保管，由秘书长指定。

第十条  基金会档案按照档案管理制度，实行专人保管，由秘书长指定。

第十一条  基金会财会人员外聘有会计证的人员担任，年聘用工资总额不超过当年支出总额的8%，最高为1万元人民币。

第十二条  基金会建立票据管理台账，做到票据领用记录齐全，填开的款物与实际接受的款物一致，对已使用完毕的票据按照规定及时向财政部门办理结报核销，按顺序整理票据存根，并按规定妥善保管。

二、捐款捐物管理制度　

第十三条　坚持捐赠自愿。凡接受的捐款捐物，不论多少，均须开具正式收据，捐款划入基金会帐户，存入银行，捐物清点后入库。

第十四条  个人捐赠500元以上，单位捐赠5000元以上，均发给证书，捐赠10万元以上的增发奖牌。捐赠资金数额较大的，根据捐赠人的意愿，可举行简朴的捐赠仪式。

第十五条  捐物除直接可以用于资助的以外，其余实物可通过变换资金用于资助。

第十六条  捐款捐物使用范围：提供资助、设置奖励、工作经费。

第十七条 基金会可以与捐赠方正式签订协议，明确权利和义务。协议由基金会法人授权秘书长进行签署。

第十八条  5万元以下支出由秘书长审批；5万元以上至20万元支出由理事长办公会议决定，秘书长审批；超过20万元支出由理事会议决定，秘书长审批。

第十九条  资金使用情况每年向基金会理事会报告一次。每年审计一次，并向社会公布，接受社会各界的监督。

三、分支机构、代表机构管理制度

第二十条  为加快基金会稳健、快速发展，有效利用和整合社会资源，拓宽服务和工作领域，可根据事业发展和工作需要，遵循基金会服务宗旨、业务范围，设立宁波市关心下一代基金会分支（代表）机构。

第二十一条  设立分支（代表）机构需由理事长提出，经理事会审议通过，按照登记机关的有关规定和程序进行登记，必要时还应向社会公告。

第二十二条  按照相关规定，分支（代表）机构的名称为：宁波市关心下一代基金会XX分会，由所在地各级关工委主管。

第二十三条  分支（代表）机构业务活动应严格遵循基金会《章程》，符合基金会宗旨，在基金会业务范围内开展。

第二十四条  分支（代表）机构开展活动由基金会理事会授权，分支（代表）机构应严格遵循，凡越权或超权范围开展活动的，基金会可取消授权直至撤消该机构。

第二十五条  分支（代表）机构的业务授权，实行年度授权制。分支（代表）机构每年12月31日前向基金会报告年度工作情况，由基金会理事会决定是否继续授权。

第二十六条  分支（代表）机构是基金会的组成部分，不具有独立的法人资格；要自觉维护基金会利益，积极为基金会建设和我市关心下一代事业做贡献。分支（代表）机构开展活动和日常工作中必须使用全称：宁波市关心下一代基金会XX分会。

第二十七条  分支（代表）机构实行主任负责制。主任由基金会理事长或由理事长指定的理事担任，对各分支（代表）机构负有直接领导责任。

第二十八条  分支（代表）机构内设办事机构必须经基金会批准。办事机构内设主任一名、副主任一名、秘书若干名，不设专职人员。副主任和秘书由主任提名，可由各级关工委负责人、专（兼）职人员或“五老”兼任，按相关规定办理兼任手续。

第二十九条  分支（代表）机构要根据基金会《章程》和授权建立相应的工作制度，实行规范化管理。

第三十条  分支（代表）机构执行工作半年报和重大事项请示报告制度。其中，一般工作事项由分支（代表）机构自行决定，每半年向基金会书面综合报告一次，下列事项应事先上报书面请示，待基金会批复同意后方可实施：

（一）将在全市范围相关领域产生影响的活动；

（二）与基金会以外的社会组织联合举办的活动；

（三）与基金会其他分支（代表）机构业务交叉的活动；

（四）基金会名义接受捐赠的活动；

（五）从事经营服务的活动；

（六）一次性支出资金50万元（含）以上的活动；

（七）基金会名义组织的跨行业或综合性大型社会活动。

第三十一条  分支（代表）机构印章，只作为日常工作联络用章，不代表基金会对外用章。印章由主任指定专人保管，使用需经副主任同意。

第三十二条  分支（代表）机构对上、对外行文、发函、签约，只能加盖基金会印章。

第三十三条  分支（代表）机构不单独开立银行账户。

第三十四条  分支（代表）机构财务实行收支分离管理，所有接受的捐赠和开展活动收入，全部进入基金会帐户，设立专户，由基金会出具捐赠收据，颁发相应荣誉证书。工作经费和开展活动的费用支出，由基金会按照相关规定和活动方案、协议单独从专户中支付。

第三十五条  分支（代表）机构经费自筹，工作经费根据相关规定按比例提取。

第三十六条  分支（代表）机构实行财务年审，遇重大活动进行专项审计。

第三十七条  分支（代表）机构在工作中因渎职、越权、滥用职权涉及违规、违纪、违法的，基金会将对相关责任人进行处理，并逐级追究领导责任，所造成的经济损失由责任人全额赔偿，构成犯罪的，移送司法机关依法处置。

四、重大事项报告制度

第三十八条  下列事项应向理事会报告，并报民政部门备案：

（一）制定、修改章程；

（二）选举、罢免理事长、副理事长、秘书长，聘请名誉职务；

（三）决定由秘书长提名的副秘书长、财务会计的聘任，表彰爱心单位与奖励对基金会有贡献人员；

（四）重大募捐、投资、建设或资助项目、资金运作50万元以上；

（五）年度收支预算、执行情况及决算审定；

（六）向媒体公布基金会年度工作计划、总结、项目执行情况、会计审计报告等；

（七）决定设立办事机构、分支机构、代表机构；

（八）决定本会的分立、合并和终止。

第三十九条  下列事项应向主管单位报告，经许可后方可实施：

（一）举行大型捐赠、义卖、义演等筹资活动；

（二）与外单位联合举办大型公益活动；

（三）举办大型培训咨询活动。

第四十条  重大事项报告程序

（一）实行逐级上报制度，凡重大事项本级无权决定的，要逐级报告，不得超越权限；

（二）凡需要报告的重大事项由报告部门或个人用书面、口头或其他形式报告，做到事前有请示，事后有报告，并做好相关记录；

（三）重大突发事件必须在第一时间报告主管领导，来不及报送详细情况的，可先初报，然后根据事态进展和处理情况随时续报。

第四十一条  对在重大事项报告中出现的各类违规、违纪行为，实行责任追究。

五、人事制度

第四十二条  人员聘用

（一）基金会聘用员工以“择优录用”为原则；

（二）应聘者应填写报名申请表，并提供相关资料；

（三）应聘者通过面试后，须到二级（含）以上医院体检，合格后方可录用；

（四）受聘人员与基金会负责人员有直系亲属关系的，不得录用。

第四十三条  入职及培训

（一）新员工入职应按规定上交相关资料，经秘书长召集相关人员审核后办理入职手续。包括：本人照片、《员工登记表》、简历、身份证、学历学位证书、户口本、体检表；

（二）新员工入职后由理事会统一安排业务培训，制定试用期工作任务及目标，并指定专人帮带。指导人参与试用期转正评估意见。

第四十四条  劳动合同

（一）正式聘用员工必须签订劳动合同；

（二）劳动合同签订应遵守《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》和宁波市的有关规定，并经双方协商同意。

第四十五条  试用

（一）新员工试用期参照国家有关规定执行；

（二）新员工转正，应在转正日期前半个月提出书面申请，由秘书长召集相关人员审议，经理事长批准后办理转正手续；

（三）新员工试用期辞职，需提前一周提交书面申请，由秘书长召集相关人员审议，经理事长批准后办理离职手续。

第四十六条  日常行为规范

（一）着装庄重大方、干净得体，注意文明礼貌用语；

（二）注意个人和环境卫生，保持良好的个人形象和办公场所的整洁；

（三）认真履行岗位职责，服从领导、听从指挥，及时处理公务，不得失职或越权、推诿；

（四）奉公守法，廉洁自律，不得以权谋私或违规办事；

（五）节约和爱护基金会财物，不得浪费或故意毁损，未经许可，不得擅自携出；

（六）上班时间内不得从事与工作无关的事项。

第四十七条  考勤及休假管理

（一）基金会实行每周五天工作制，每天工作不超过八小时；

（二）员工要按时上、下班，不得无故迟到早退；

（三）事假、出差或参加公益活动，员工报秘书长批准，秘书长报理事长批准；理事长事假、出差或参加公益活动应告知秘书长；原则上不得由他人代请假或转告请假；

（四）基金会工作人员因公或因私出国（出境），需报告秘书长和理事长批准，严格按规定办理出国（出境）手续；

（五）员工享有周六、周日和法定节假日；

（六）员工工作满12个月（包括试用期）可享受带薪休假，确因工作需要不能安排带薪休假的，可以结转至下一年或参照国家有关规定领取休假工资报酬；

（七）员工年假、婚假、产假、计划生育假、丧假、工伤假等参照国家有关规定执行。

第四十八条  绩效考核管理

（一）基金会每年对员工考核一次，考核工作在次年春节前完成；

（二）考核工作由秘书长组织相关人员实施，所有参加考核的员工需填写年度个人《绩效考核表》，考核结论经秘书长审核，报理事长批准并备案。

第四十九条  薪资福利

（一）员工薪资福利按宁波市有关规定和基金会《章程》执行，由基金会统一按照个人所得税标准代扣代缴个人所得税；

（二）根据国家社会保险统筹的有关规定，结合基金会实际情况，为员工办理社会保险及住房公积金。

第五十条  奖励制度

（一）员工的奖惩按照管理权限提出申请，由秘书长召集相关人员审议并提出奖惩意见，报理事长批准后执行；

（二）有下列表现之一应采取通报表扬、颁发奖金或采取其他奖励措施：为基金会在运营管理方面提出合理化建议并被采纳后获得明显效益的；通过正当的运营途径或手段，使基金会获得特别发展效益的；其他在工作中表现突出或对基金会有重大贡献的。

第五十一条  解除和终止劳动合同

（一）员工辞职需提前30日提出书面申请，由秘书长召集相关人员审议，经理事长批准后办理离职手续；

（二）解除和终止与员工的劳动合同，要以劳动合同法及基金会人事管理制度为依据，按流程办理。

六、志愿者招募和管理制度

第五十二条  志愿者的基本条件

（一）以“五老”人员为主，身体健康，遵纪守法；

（二）具有良好的思想道德品质和社会奉献精神；

（三）具备与所参加的志愿服务项目及活动相适应的基本素质。

第五十三条  志愿者的权利

（一）参加基金会组织提供的培训；

（二）要求获得从事志愿服务的必需条件和必要保障；

（三）就志愿服务工作向基金会提出建议和意见；

（四）相关法律、法规所赋予的其它权利。

第六十九条  志愿者的义务

（一）遵守法律、法规，不违反道德准则；

（二）遵守基金会相关规定，不得以志愿者身份从事任何以赢利为目的或违背基金会章程和宗旨的活动；

（三）履行志愿者服务承诺，维护基金会和志愿者形象；

（四）尊重受服务者的权利，对因服务而获取的信息予以保密；

（五）遵守相关法律法规，完成志愿者组织规定的其他义务。

第五十四条  基金会负责公布招募志愿者的信息，组织实施对申请者的审查和考核，并最终确定招募的志愿者名单。

第五十五条  志愿者在项目结束后可自愿退出志愿服务。项目进行过程中，志愿者欲终止志愿服务时，需向基金会提出书面申请，得到批准方可退出。

第五十六条  基金会负责对志愿者进行管理并提供培训和相关服务：

（一）基金会建立志愿者人才信息库，实行分类管理；

（二）如实记录志愿者服务的具体时间和工作内容并备案；

（三）对违反基金会相关规定的志愿者，基金会将视情况采取提醒、教育，直至取消志愿者资格的措施。

（四）基金会对志愿者进行岗前工作说明，并组织进行基本技能培训；

（五）基金会针对以完成某一项工作任务为目的的志愿者组织专业性培训；

（六）在项目执行过程中由项目人员进行培训、辅导；

第五十七条  基金会对在开展活动中提供良好服务、表现出色的志愿者，采取以下奖励办法：

（一）将志愿者的表现和工作成绩反馈给其所在的单位或组织；

（二）在基金会网站进行宣传；

（三）给予适当的精神鼓励或物质奖励。

七、印章管理和使用制度

第五十八条  基金会印章包括基金会公章、基金会财务专用章和基金会法人印章。

第五十九条  印章由基金会秘书长指派专人负责到指定的刻字社刻制。

第六十条  印章的启用或废止均由基金会理事会批准，作废印章由理事会指定专人销毁。

第六十一条  印章使用范围

（一）用于以基金会名义发送的各种公文、文书材料、报表等；

（二）用于以基金会名义签订的合同、协议书、意向书等；

（三）用于基金会颁发的各种证件、证书、聘书、奖状、通知书等；

（四）用于各类需经基金会批准的申请表、申报材料；

（五）用于以基金会名义对外开具的各种证明；

（六）其他。

第六十二条  印章使用程序和批准权限

（一）建立用印审批程序和登记制度，严格履行审批登记手续，防止丢失和滥用：

1、一般公文、日常报表和一般财务审批事项由秘书长批准；

2、捐赠资金协议书、各类合同等事项、重要报表、重要财务审批事项由理事长授权秘书长批准；

3、以基金会名义对外提供、上报上级的各种材料、资料、数据等由秘书长审核后，报理事长批准；

4、所有证书、奖状等证明文书用印必须提交相关文件资料。

（二）经办人报相关领导同意后方可用印；

（三）印章保管人应填写《用印记录》归档保存；

（四）基金会印章原则上不得携带外出，特殊情况须填写《印章借用申请表》，经秘书长审批，并在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。

第六十三条  印章保管

（一）基金会印章由秘书长指定理事专人按规定保管；

（二）指定保管人要坚持原则，严格照章用印，用印前要核实签发人姓名、用印文件内容与落款，做到盖印位置恰当，印迹端正清晰；

（三）印章存放地点要求安全保险，严禁携带印章离开用印办公地点，用印后或不用印时，应将印章存放在安全处；

（四）指定保管人离岗时，要检查所保管的印章，落实存放情况，并交接清楚；

（五）因指定保管人对印章使用或保管不当，出现严重事故的，指定保管人要承担所引起的全部经济损失和法律责任。

八、档案管理制度

第六十四条  基金会全体人员都要重视档案资料的收集和保存。财务档案的收集、整理、保管由会计负责，其它档案的收集、整理、保管由秘书长指定专人负责。

第六十五条  存档文件应及时整理、分类、分项、编目，原则上应做到纸质文件与电子文档同时保存，需上网公示的要及时按要求上网公示。

第六十六条  严格遵守《中华人民共和国档案法》，认真执行行政企事业单位档案保管10年（本会一般性通知、函件，上报的重要材料和主管部门、登记机构的有关通知、一般性指示等）、30年（主管部门、登记机构有关文件、政策，本会会议记录、电话记录、工作简报、照片、音像资料等）和永久（本会所有财务资料、所有捐资人资料、所有受助人资料、重要计划、方案和会议纪要、章程、制度年检和评估结果等）三类保管期限，确保档案的安全与完整。

第六十七条  建立和完善档案借阅手续，内部借阅要做好借阅登记，按时归还；档案原则上不外借，确需外借时，必须由借阅人或借阅单位提出申请，经秘书长批准后方可借出，并及时归还。

第六十八条  过期档案或失效档案的销毁，要在秘书长的指导下进行必要的鉴定、登记在册，经秘书长批准后方可销毁。

第八十九条  档案管理人员要不断加强业务学习，不断提高档案工作水平，要熟悉库藏档案情况，努力开发档案信息资源，开展档案利用工作，为本会事业发展服务。

九、固定资产管理制度

第七十条  固定资产是指预计使用年限超过一年，单位价值在2000元以上的房屋及建筑物、一般设备、专用设备，文物和陈列品及其他资产。对使用年限在一年以上，单位价值在固定资产规定标准以下的低值易耗品，虽不作固定资产，但必须设帐登记，类同固定资产管理方式进行实物管理。

第七十一条  固定资产管理按照“谁用、谁管、谁负责”的原则，由指定专人进行实物登记，财务人员进行资产核算，使用人员负责具体资产的使用和保养。

第七十二条  由指定专人组织对所有固定资产进行定期或不定期清查盘点，一般情况下每年盘点一次，掌握固定资产使用情况，做到账账相符、账物相符，固定资产不得擅自更动、转移和外借。

第七十三条  对盘盈、盘亏和损坏的固定资产，要查明原因、分清责任，按规定程序处置。

第七十四条  对待报废的固定资产，由秘书长指定专人进行鉴定，确认无使用价值时，报理事长批准后按规定程序报废。

十、监督检查制度

第七十五条  列席理事会会议。监事应在会前了解理事会会议的主要议题，征求相关人员的意见，并在会议期间向理事会反映有关情况，供理事会决策参考。

第七十六条  组织专题监督检查。监事长可根据工作需要组织安排督查活动，包括检查基金会财务和会计资料，开展有针对性的调查研究等，并将督查结果向理事会反映。

第七十七条  本内部管理制度由基金会负责解释。

第七十八条  本内部管理制度自公布之日起执行。

                                                                                                                                                  宁波市关心下一代基金会

                                                                                                                                                            2024年12月30日